Verksamhetssystem för elektriker | Controllen
Ett verksamhetssystem för elföretag hjälper dig att samla arbetsorder, kunder, offerter, kommunikation och fakturering på ett ställe. När elektriker och kontor arbetar utifrån samma information blir det enklare att planera arbetsdagen och följa upp varje uppdrag.
Utmaningen
Varför blir administrationen stor i ett elföretag?
Många elföretag hanterar flera servicejobb och projekt samtidigt. Elektriker arbetar ute hos kunder medan arbetsledare och administratörer planerar nya uppdrag på kontoret. När information finns utspridd mellan telefonsamtal, SMS och olika dokument blir det svårt att få en samlad överblick över verksamheten.
Vilka problem möter elföretag varje dag?
Akuta servicejobb, planerade installationer och återbesök gör att arbetsdagen snabbt förändras. När information finns i samtal, sms, papper och olika dokument blir det lätt att missa detaljer eller behöva ringa kontoret flera gånger för att få rätt uppgifter.
- Svårt att se vilka jobb som är planerade, klara eller fakturerade.
- Historik och dokumentation finns på flera olika ställen.
- Elektriker behöver kontakta kontoret för kundinformation eller tidigare arbeten.
- Dagens rutt blir svårare att planera när nya jobb tillkommer.
| Utmaning | Konsekvens |
|---|---|
| Arbetsorder finns på flera ställen | Fel information används |
| Kunden ringer om tidigare jobb | Tar lång tid att hitta historik |
| Jobbstatus är oklar | Fakturering försenas |
| Många telefonsamtal | Mindre tid för kunder |
| Dokumentation sparas på olika ställen | Svårare uppföljning |
Små informationsmissar kan bli dyra
När elektriker saknar rätt information kan ett återbesök behövas trots att felet hade kunnat undvikas. En gemensam översikt gör det enklare att planera rätt från början.
Så löser Controllen det
Controllen samlar kundregister, arbetsorder och kommunikation kring varje jobb på ett ställe. Elektrikern kan se rätt information direkt i mobilen istället för att leta i olika system eller ringa kontoret. Resultatet blir bättre översikt och mindre administration.
| Vanlig arbetsdag | Med Controllen |
|---|---|
| Information finns utspridd i sms, papper och telefonsamtal. | Jobb och kundinformation finns samlade på ett ställe. |
| Svårt att veta vilka jobb som är fakturerade. | Översikt över planerade, pågående, fakturerade och betalda jobb. |
| Många samtal till kontoret under dagen. | Fältpersonalen hittar information direkt i mobilen. |
Så fungerar ett uppdrag med Controllen
1. Kunden kontaktar företaget
2. Offert skickas
3. Arbetsorder skapas
4. Elektriker får information
5. Jobbet utförs
6. Dokumentation sparas
7. Fakturering
8. Klart
| Traditionellt | Med Controllen |
|---|---|
| Telefonsamtal | Samlad kommunikation |
| Papperslappar | Digital arbetsorder |
| SMS | Gemensam jobböversikt |
| Flera dokument | All information på ett ställe |
| Manuell uppföljning | Tydlig jobbstatus |
Vilka elföretag passar Controllen för?
Controllen är ett verksamhetssystem för elföretag som vill få bättre kontroll över den dagliga verksamheten. Oavsett om du driver en mindre elfirma eller ett växande elföretag med flera medarbetare hjälper Controllen dig att samla arbetsorder, kunder, kommunikation och uppföljning på ett ställe. Det ger både kontoret och fältpersonalen en gemensam överblick över alla uppdrag.
Många elektriker arbetar på flera olika adresser varje dag. Det kan handla om elinstallation, felsökning, återkommande servicejobb eller större projekt inom elentreprenad och industriservice. När information finns utspridd mellan telefonsamtal, SMS och olika dokument blir det lätt att missa viktiga detaljer eller lägga onödig tid på att leta efter rätt information.
Med en tydlig jobböversikt blir det enklare att följa varje uppdrag från första offert till färdig fakturering. Både arbetsledare och serviceelektriker kan se aktuell information om kunden, uppdragets status och tidigare arbete. En samlad kundhistorik gör det dessutom enklare att ge snabb service och planera framtida uppdrag utan att behöva leta i flera olika system.
För företag som hanterar många uppdrag samtidigt blir även projektledning och tidrapportering enklare när all information finns samlad. Istället för att administrera arbetet manuellt får företaget bättre kontroll över planerade, pågående och avslutade jobb, vilket kan bidra till snabbare fakturering och mindre administration.
Många söker efter ett affärssystem för elföretag när verksamheten växer. Controllen fokuserar på den operativa verksamheten och kompletterar därför Fortnox, där bokföringen ligger kvar. På så sätt får företaget ett verksamhetssystem som hjälper till att planera, samordna och följa upp den dagliga verksamheten utan att behöva byta ekonomisystem.
- Elinstallation
- Serviceelektriker
- Elentreprenad
- Felsökning
- Industriservice
- Fastighetsservice
- Laddinfrastruktur
- Solcellsinstallation
- Styr- och reglerteknik
- Elservice
Vanliga frågor
Kan elektriker använda systemet ute på fältet?
Ja. Tanken är att rätt information om kund och jobb ska vara tillgänglig i mobilen så att behovet av att ringa kontoret minskar.
Vad är ett verksamhetssystem för elföretag?
Ett verksamhetssystem för elföretag hjälper dig att planera, samordna och följa upp den dagliga verksamheten. Istället för att hantera arbetsorder, kundinformation, offerter och kommunikation i flera olika system samlas allt på ett ställe. Det gör det enklare för både kontoret och elektriker ute på fältet att arbeta utifrån samma information. Controllen är utvecklat för svenska tjänsteföretag och ger en operativ översikt över verksamheten, medan bokföringen kan ligga kvar i Fortnox.
Vilket verksamhetssystem passar bäst för ett elföretag?
Det bästa verksamhetssystemet beror på hur företaget arbetar och hur många uppdrag som hanteras samtidigt. För många mindre och medelstora elföretag är det viktigast att få bättre kontroll över arbetsorder, offerter, kunder och fakturering utan att behöva byta ekonomisystem. Controllen är utvecklat för företag med några upp till omkring 20 anställda och hjälper verksamheten att samla den dagliga administrationen på ett ställe.
Vad är skillnaden mellan ett affärssystem och ett verksamhetssystem?
Ett affärssystem fokuserar främst på ekonomi, bokföring och administrativa processer. Ett verksamhetssystem hjälper istället företaget att planera, samordna och följa upp den dagliga verksamheten. För ett elföretag innebär det bättre kontroll över arbetsorder, offerter, kundinformation och projektstatus. Controllen fungerar som ett verksamhetssystem och kompletterar Fortnox, där bokföringen fortfarande hanteras.
Hur kan ett elföretag minska administrationen?
Många elföretag lägger onödigt mycket tid på att leta efter kundinformation, följa upp arbetsorder eller ringa mellan kontoret och elektriker ute på fältet. När information finns samlad på ett ställe blir det enklare att planera arbetsdagen, följa projektens status och se vilka jobb som är redo att faktureras. Det minskar administrationen och frigör mer tid för kunder och uppdrag.
Hur hjälper Controllen elektriker ute på fältet?
Elektriker behöver ofta snabb tillgång till kundinformation, arbetsorder och tidigare dokumentation när de är ute hos kunder. Controllen samlar informationen kring varje uppdrag så att rätt underlag finns tillgängligt när arbetet ska utföras. Det minskar behovet av att ringa kontoret och gör det enklare att arbeta effektivt även när arbetsdagen förändras med kort varsel.
Kan Controllen användas tillsammans med Fortnox?
Ja. Controllen ersätter inte Fortnox utan kompletterar det. Bokföringen ligger kvar i Fortnox medan Controllen hjälper elföretaget att planera, följa upp och administrera den dagliga verksamheten. Det innebär att du kan fortsätta använda dina befintliga ekonomirutiner samtidigt som du får bättre kontroll över arbetsorder, offerter, kommunikation och fakturering.
Vad gör en elektriker?
En elektriker arbetar med att installera, reparera, felsöka och underhålla elektriska anläggningar. Arbetsuppgifterna kan omfatta allt från elinstallation i bostäder och företag till service, felsökning, laddboxar, belysning och industrisystem. Många elektriker arbetar ute hos flera kunder varje dag, vilket ställer höga krav på planering, dokumentation och tydlig kommunikation mellan kontoret och fältpersonalen.
Vad är en arbetsorder?
En arbetsorder är ett dokument eller en digital instruktion som beskriver vilket arbete som ska utföras hos kunden. Den innehåller vanligtvis information om kund, adress, arbetsuppgifter, material och eventuella instruktioner. För elföretag blir arbetsordern en viktig del av planeringen eftersom den hjälper elektriker att komma väl förberedda till varje uppdrag och minskar risken för missförstånd.
Vad är skillnaden mellan elinstallation och felsökning?
En elinstallation innebär att ny elektrisk utrustning eller nya elsystem installeras, exempelvis belysning, elcentraler eller laddboxar. Felsökning handlar istället om att identifiera och åtgärda problem i en befintlig elanläggning. Många elföretag arbetar med både installation och service, vilket innebär att arbetsdagen ofta består av flera olika typer av uppdrag som behöver planeras och följas upp.
Vad gör en jordfelsbrytare?
En jordfelsbrytare är en säkerhetsanordning som snabbt bryter strömmen om den upptäcker ett fel där elektricitet tar en annan väg än den ska, exempelvis genom en människa eller en skadad kabel. Syftet är att minska risken för elolyckor och bränder. Jordfelsbrytare används i många moderna elanläggningar och är en viktig del av elsäkerheten, men de ersätter inte säkringar eftersom de skyddar mot olika typer av fel.
Vad är skillnaden mellan en säkring och en jordfelsbrytare?
En säkring skyddar elanläggningen mot överbelastning och kortslutning genom att bryta strömmen när belastningen blir för hög. En jordfelsbrytare skyddar istället människor och egendom genom att bryta strömmen när den upptäcker ett jordfel. De två komponenterna har olika uppgifter och kompletterar varandra i en säker elanläggning. Därför finns de ofta installerade tillsammans i moderna elcentraler.