Verksamhetssystem för fastighetsskötsel | Controllen
Ett verksamhetssystem för fastighetsskötsel hjälper dig att samla arbetsorder, kunder, återkommande uppdrag, kommunikation och fakturering på ett ställe. När både kontoret och fältpersonalen arbetar utifrån samma information blir det enklare att planera, följa upp och administrera varje fastighet.
Utmaningen
Du vet inte alltid vilka jobb som faktiskt är klara, vilka som är fakturerade eller vilka som fortfarande väntar på åtgärd.
- Information finns i sms, mejl och telefonsamtal.
- Återkommande fastigheter kräver ständig uppföljning.
- Faktureringen blir lätt försenad när underlag saknas.
- Det är svårt att få en snabb överblick över hela veckan.
Varför blir administrationen stor inom fastighetsskötsel?
Fastighetsskötsel handlar ofta om många återkommande arbetsuppgifter på flera olika fastigheter. Felsökningar, service, tillsyn och akuta ärenden behöver planeras samtidigt som kunder förväntar sig snabb återkoppling. När information finns utspridd mellan SMS, telefonsamtal och olika dokument blir det svårt att få en tydlig överblick.
Vanliga utmaningar inom fastighetsskötsel
| Utmaning | Konsekvens |
|---|---|
| Arbetsorder finns på flera ställen | Svårt att följa upp |
| Återkommande jobb glöms | Missade besök |
| Kundhistorik saknas | Tar längre tid att hjälpa kunden |
| Flera Excel-filer | Mer administration |
| Fakturering försenas | Sämre kassaflöde |
Återkommande uppdrag kräver struktur
Fastighetsskötsel skiljer sig från många andra branscher eftersom samma fastigheter ofta besöks om och om igen. En tydlig överblick över historik och planerade uppdrag gör det enklare att arbeta proaktivt.
Vad ingår i fastighetsskötsel?
Fastighetsskötsel omfattar det löpande arbetet som krävs för att hålla en fastighet säker, fungerande och välskött. Uppgifterna varierar mellan olika fastigheter men handlar ofta om tillsyn, underhåll, enklare reparationer och kontakt med boende eller hyresgäster. Målet är att upptäcka problem tidigt och säkerställa att fastigheten fungerar som den ska året om.
Vanliga arbetsuppgifter inom fastighetsskötsel:
- Tillsyn av fastigheter
- Enklare reparationer
- Byte av lampor
- Kontroll av värme och ventilation
- Trädgårdsskötsel
- Snöröjning och halkbekämpning
- Avfallshantering
- Hantering av felanmälningar
Varför är förebyggande underhåll viktigt?
Många problem i en fastighet kan undvikas genom regelbunden tillsyn och planerat underhåll. Små fel som upptäcks i tid är ofta billigare och enklare att åtgärda än större skador som uppstår när problemen får växa. Därför arbetar många företag inom fastighetsskötsel med återkommande kontroller och service enligt ett fast schema. Det ger en tryggare miljö för de boende och kan minska både driftstörningar och kostnader över tid.
Dokumentera återkommande underhåll och tidigare åtgärder på samma plats. Då blir det enklare att följa historiken, planera framtida arbeten och säkerställa att inget viktigt underhåll missas.
Så löser Controllen det
Controllen ger en samlad jobböversikt där du kan följa planerade, pågående, fakturerade och betalda jobb. Du skapar offerter, håller kommunikationen kopplad till rätt jobb och låter Fortnox fortsätta hantera bokföringen.
Så fungerar ett uppdrag med Controllen
- 1. Felanmälan
- 2. Arbetsorder
- 3. Planering
- 4. Fastighetsskötare får uppdraget
- 5. Arbetet utförs
- 6. Dokumentation
- 7. Fakturering
- 8. Klart
Traditionellt arbetssätt jämfört med Controllen
| Traditionellt | Med Controllen |
|---|---|
| SMS | Samlad kommunikation |
| Telefonsamtal | Gemensam jobböversikt |
| Papperslappar | Digital arbetsorder |
| Excel | Samlad översikt |
| Manuell uppföljning | Tydlig jobbstatus |
Vilka företag inom fastighetsskötsel passar Controllen för?
Controllen är ett verksamhetssystem för fastighetsskötsel som hjälper företag att få bättre kontroll över den dagliga verksamheten. Oavsett om ni arbetar med löpande fastighetsskötsel, fastighetsservice eller ansvarar för flera fastigheter samtidigt samlar Controllen arbetsorder, kunder och kommunikation på ett ställe. För många företag blir det enklare att planera arbetsdagen och följa upp varje uppdrag när all information finns samlad.
Företag som arbetar med fastighetsförvaltning, teknisk förvaltning, drift och underhåll eller fastighetsteknik hanterar ofta både planerade servicebesök och akuta felanmälningar. När information finns utspridd mellan telefonsamtal, SMS och olika dokument ökar risken för missförstånd och dubbelarbete. En gemensam översikt gör det enklare att hålla ordning på både återkommande uppdrag och akuta insatser.
För fastighetsskötare, arbetsledare och administratörer blir en tydlig jobböversikt ett viktigt stöd i vardagen. Det blir enklare att följa upp utförda arbeten, planera nya arbetsorder och hålla reda på vilka uppdrag som återstår. Även företag med serviceavtal och regelbunden tillsyn av fastigheter får bättre kontroll när historik och aktuell information finns samlad på samma plats.
Controllen passar företag som arbetar med både förebyggande underhåll och löpande fastighetsservice. Med stöd för offert, tidrapportering, kommunikation och fakturering blir administrationen enklare samtidigt som verksamheten får bättre överblick över alla uppdrag. Bokföringen ligger fortfarande kvar i Fortnox, medan Controllen fungerar som ett affärssystem för fastighetsskötsel med fokus på den operativa verksamheten och hjälper företaget att planera, samordna och följa upp arbetet på ett effektivt sätt.
Passar särskilt bra för
- Fastighetsskötsel
- Fastighetsservice
- Fastighetsförvaltning
- Teknisk förvaltning
- Drift och underhåll
- Fastighetsteknik
- Fastighetsskötare
- Fastighetsjour
- Trädgårdsskötsel
- Yttre skötsel
- Företag med serviceavtal
- Företag som hanterar felanmälningar
Vanliga frågor
Passar Controllen företag som arbetar med återkommande fastighetsskötsel?
Ja. Företag som arbetar med återkommande tillsyn, trädgårdsskötsel, ronderingar eller mindre reparationer har ofta många parallella jobb. En samlad översikt gör det enklare att följa upp vad som är planerat, utfört och fakturerat.
Kan jag fortsätta använda Fortnox?
Ja. Controllen ersätter inte Fortnox. Bokföringen ligger kvar där medan Controllen hjälper dig att hålla ordning på den dagliga verksamheten med jobb, offerter och översikt.
Passar Controllen en ensam fastighetsskötare?
Det beror på verksamheten. Är du ensam med ett fåtal kunder kan ett enklare arbetssätt fungera. Har du flera anställda eller många återkommande uppdrag blir behovet av översikt och struktur betydligt större.
Vad räknas som fastighetsskötsel?
Fastighetsskötsel omfattar bland annat tillsyn, skötsel, drift och enklare underhåll av fastigheter och deras omgivning. Det kan inkludera gräsklippning, snöröjning, ronderingar och enklare reparationer.