Verksamhetssystem för trädgårdsserviceföretag | Controllen
Trädgårdssäsongen svänger kraftigt – från fullbokade veckor i maj till betydligt lugnare perioder på hösten. Controllen ger dig och dina anställda samma överblick över vilka jobb som är inbokade, klara och fakturerade, oavsett hur högt tempot är just den veckan.
Utmaningen
En trädgårdsfirma hanterar sällan bara en typ av jobb. Löpande gräsklippning för villakunder, häckklippning som beställs sporadiskt, större anläggningsjobb för fastighetsägare – allt samtidigt, ofta med flera anställda som rör sig mellan olika adresser under samma dag.
- Löpande avtal (till exempel gräsklippning varannan vecka) blandas med engångsjobb, vilket gör det svårt att hålla koll på vad som redan är utfört den här veckan
- Anställda är ute på olika adresser samtidigt och kontoret vet inte alltid exakt vad som är klart förrän dagen är slut
- Privatkunder med RUT-avdrag och fastighetsbolag med helt andra avtal ska hanteras olika, vilket lätt blir rörigt om allt ligger i samma lösa anteckningsbok
- Under högsäsong hinner fakturering bli liggande, och det är svårt att i efterhand minnas exakt vilka jobb som redan är betalda
Vanligt misstag
Många trädgårdsfirmor samlar fakturering till en lugnare period, till exempel hösten. Problemet är att detaljer om enskilda jobb – exakt vad som gjordes, hos vem, vilken dag – är svåra att minnas korrekt flera veckor senare.
Så löser Controllen det
I Controllens jobböversikt syns varje jobb i sitt skede: planerat, pågående, fakturerat eller betalt. Både återkommande avtal och engångsjobb som häckklippning eller trädfällning hamnar i samma flöde, så du ser hela säsongen samlad istället för i lösa anteckningar.
| Utan gemensamt system | Med Controllen |
|---|---|
| Anställda rapporterar utfört jobb via sms eller minne | Jobbstatus uppdateras direkt kopplat till jobbet |
| Löpande avtal och engångsjobb blandas i samma anteckningsbok | Alla jobbtyper syns samlat i samma översikt |
| Fakturering skjuts upp till lugnare period | Fakturaunderlag finns klart löpande, jobb för jobb |
| Oklart vilka jobb som redan är betalda | Betalstatus syns direkt per jobb |
Fältpersonal och kontor har olika roller i Controllen. Den som är ute och klipper eller anlägger ser sina jobb för dagen och kan markera vad som är utfört, medan den som sköter administrationen ser hela flödet – från offert till betald faktura – även under de mest intensiva veckorna.
Så går ett trädgårdsuppdrag till
- 1. Kunden kontaktar företaget.
- 2.Besök eller offert.
- 3. Planering.
- 4. Utförande.
- 5. Uppföljning.
- 6. Fakturering.
Bra att veta
Controllen ersätter inte Fortnox. Bokföringen sker som vanligt där – Controllen lägger till operationell översikt ovanpå, så att offert, jobb och fakturaunderlag hänger ihop innan de når bokföringen.
Vilka trädgårdsföretag passar Controllen för?
Controllen är ett verksamhetssystem för trädgårdsföretag som hjälper dig att hålla ordning på den dagliga verksamheten. Oavsett om ni arbetar med trädgårdsskötsel, trädgårdsanläggning, återkommande gräsklippning, häckklippning, trädfällning, trädbeskärning, stubbfräsning, plantering, ogräsrensning eller skötsel av gräsmattor, samlas hela arbetsflödet på ett ställe. Det gör det enklare att följa varje uppdrag från offert till fakturering.
För många trädgårdsföretag varierar arbetsuppgifterna mellan säsongerna. Under våren dominerar ofta vårstädning, plantering och beskärning, medan sommaren innebär löpande gräsklippning och häckklippning. Under hösten ökar behovet av lövupptagning, höststädning och trädbeskärning, och under vintern erbjuder många företag snöröjning och sandning. När både återkommande avtal och engångsuppdrag ska planeras samtidigt blir en tydlig överblick viktig.
Controllen passar särskilt trädgårdsföretag med några upp till omkring 20 anställda som vill minska administrationen och få bättre kontroll över arbetsorder, tidrapportering, offerter och kundkommunikation. För företag som arbetar mot privatpersoner blir det dessutom enklare att hålla ordning på jobb som omfattas av RUT-avdrag, samtidigt som fakturaunderlaget blir tydligare när det ska hanteras vidare.
Eftersom Controllen integrerar med Fortnox kan bokföringen fortsätta i det ekonomisystem ni redan använder, medan Controllen ger en samlad överblick över planerade, pågående, fakturerade och betalda jobb. Resultatet blir bättre struktur, snabbare fakturering och enklare uppföljning av både återkommande skötsel och större trädgårdsprojekt.
Vanliga frågor
Klarar Controllen både löpande avtal och engångsjobb?
Ja, återkommande jobb som gräsklippning och engångsjobb som trädfällning syns i samma jobböversikt, uppdelat efter status.
Hjälper Controllen med RUT-avdrag för privatkunder?
Controllen ger tydligt jobbunderlag per kund och jobb, vilket gör det enklare att hantera RUT-avdrag korrekt när fakturan sedan skapas i Fortnox.
Passar Controllen ett enmansföretag inom trädgårdsservice?
Om du jobbar helt själv räcker ofta ett enklare verktyg. Controllen gör mest nytta när ni är några anställda som behöver dela överblick, särskilt under högsäsong.
Vad kostar trädgårdsskötsel?
Kostnaden för trädgårdsskötsel varierar beroende på vilka tjänster som ska utföras, hur stor tomten är och hur ofta arbetet ska göras. Regelbunden gräsklippning eller häckklippning prissätts ofta annorlunda än engångsarbeten som vår- eller höststädning. Även restid, maskiner och bortforsling av trädgårdsavfall kan påverka priset. De flesta trädgårdsföretag erbjuder en offert där arbetsomfattningen och kostnaden specificeras innan arbetet påbörjas.
Vad ingår i trädgårdsservice?
Trädgårdsservice omfattar vanligtvis återkommande eller enstaka arbeten som hjälper till att hålla trädgården i gott skick. Vanliga tjänster är gräsklippning, häckklippning, trädbeskärning, ogräsrensning, plantering, lövupptagning samt vår- och höststädning. Många företag erbjuder även trädfällning, stubbfräsning och vintertjänster som snöröjning och sandning. Exakt vilka tjänster som ingår varierar mellan olika företag och kan anpassas efter kundens behov.
Hur fungerar RUT-avdrag?
RUT-avdraget ger privatpersoner möjlighet att få skattereduktion för vissa trädgårdstjänster som utförs vid bostaden. Exempel kan vara gräsklippning, häckklippning, ogräsrensning och lövupptagning. Företaget gör normalt avdraget direkt på fakturan och ansöker sedan om ersättning från Skatteverket. Alla trädgårdstjänster omfattas dock inte av RUT, därför är det bra att kontrollera vilka regler som gäller innan arbetet bokas.
När ska man beskära träd?
Den bästa tidpunkten för trädbeskärning beror på trädslag och syftet med beskärningen. Många träd beskärs under sensommaren eller tidig höst, medan vissa fruktträd och prydnadsträd kan behöva beskäras under andra perioder. Fel tidpunkt kan påverka trädets tillväxt eller öka risken för skador. Är du osäker kan ett trädgårdsföretag bedöma när beskärningen bör utföras för just dina träd.
Hur fungerar löpande trädgårdsskötsel?
Löpande trädgårdsskötsel innebär att ett trädgårdsföretag återkommer enligt ett bestämt schema för att sköta trädgården. Det kan exempelvis handla om gräsklippning varje vecka, häckklippning ett par gånger per säsong eller regelbunden ogräsrensning. Fördelen är att trädgården hålls i gott skick under hela året och att behovet av större engångsinsatser ofta minskar. Många villaägare, bostadsrättsföreningar och fastighetsägare väljer denna typ av upplägg.
Vad är skillnaden mellan trädgårdsskötsel och trädgårdsanläggning?
Trädgårdsskötsel handlar om att underhålla en befintlig trädgård genom exempelvis gräsklippning, beskärning, ogräsrensning och lövupptagning. Trädgårdsanläggning innebär istället att skapa eller förändra en utemiljö. Det kan omfatta plantering, anläggning av gräsmattor, gångar, murar eller andra större projekt. Kort sagt fokuserar trädgårdsskötsel på löpande underhåll medan trädgårdsanläggning handlar om att bygga eller utveckla trädgården.
Passar Controllen små trädgårdsföretag?
Ja. Controllen är utvecklat för svenska tjänsteföretag med några upp till omkring 20 anställda. Har ni flera medarbetare, återkommande skötselavtal och många parallella uppdrag blir det snabbt viktigare att ha en gemensam överblick över arbetsorder, offerter och fakturering. Är du ensam företagare med ett fåtal uppdrag kan ett enklare arbetssätt fungera bra, men när verksamheten växer hjälper Controllen till att minska administrationen och skapa bättre struktur.