Verksamhetssystem för larm- och säkerhetsföretag | Controllen
Larm- och säkerhetsföretag hanterar både engångsinstallationer och löpande serviceavtal – ofta med jourutryckningar däremellan. Controllen ger dig och dina tekniker samma bild av vilka jobb som är inbokade, klara och fakturerade.
Utmaningen
En dag i verksamheten kan innehålla en ny installation hos ett företag, ett årligt servicebesök hos en villakund och en akut utryckning på ett larm som gått. Tre helt olika jobbtyper, samma team, och sällan samma verktyg för att hålla koll på alla tre.
- Serviceavtal med återkommande besiktningar blandas med engångsinstallationer, vilket gör det svårt att se vilka avtalskunder som är på tur
- Tekniker på plats rapporterar utfört arbete via telefon, vilket gör att kontoret sällan vet exakt vad som gjorts förrän i efterhand
- Jourutryckningar kommer med kort varsel och tränger sig in i planerade installationer, vilket rör till schemat
- Det är oklart vilka installationer som är klara att fakturera och vilka som väntar på ett sista intrimningsbesök
Vanligt misstag
Många larmföretag fakturerar installationen direkt men glömmer bort att koppla ihop den med det efterföljande serviceavtalet i samma system. Resultatet blir att ingen har full bild av kundens hela relation till företaget – bara enskilda jobb.
| System | Vanligt användningsområde |
|---|---|
| Inbrottslarm | Skydd mot obehöriga |
| Brandlarm | Tidig upptäckt av brand |
| Kameraövervakning | Dokumentation och övervakning |
| Passagesystem | Kontrollerad åtkomst |
| Porttelefon | Besökshantering |
Så går en larminstallation till
- 1. Behovsanalys.
- 2. Offert.
- 3. Installation.
- 4. Test och driftsättning.
- 5. Genomgång med kunden.
- 6. Service och besiktning.
- 7. Fakturering.
Excel vs verksamhetssystem
| Anteckningar och mejl | Verksamhetssystem |
|---|---|
| Serviceavtal missas | Återkommande jobb samlade |
| Oklart vad som är klart | Tydlig jobbstatus |
| Installation och service hålls isär | Allt kopplat till samma kund |
| Fakturering blir manuell | Bättre överblick över fakturerbara jobb |
Så löser Controllen det
I Controllens jobböversikt syns varje jobb i sitt skede: planerat, pågående, fakturerat eller betalt. Installation, besiktning och akut service kan alla hanteras i samma flöde, så du ser vilka kunder som har avtal och vilka jobb som är rena engångsinstallationer.
| Utan gemensamt system | Med Controllen |
|---|---|
| Tekniker rapporterar utfört arbete via telefon | Jobbstatus uppdateras direkt kopplat till jobbet |
| Svårt att se vilka avtalskunder som ska besiktigas näst | Återkommande service syns i samma översikt som installationer |
| Jourutryckningar rör till planeringen manuellt | Akuta jobb läggs in i samma flöde som planerade jobb |
| Oklart vilka installationer som är fakturerade | Fakturastatus syns direkt per jobb |
Tekniker och kontor har olika roller i Controllen. Teknikern ser sina jobb för dagen och kan markera vad som är utfört, medan den som sköter administrationen ser hela flödet – från offert på en ny installation till betald faktura för ett serviceavtal – utan att ringa runt.
Bra att veta
Controllen ersätter inte Fortnox. Bokföringen sker som vanligt där – Controllen lägger till operationell översikt ovanpå, så att offert, jobb och fakturaunderlag hänger ihop innan de når bokföringen.
Vilka larm- och säkerhetsföretag passar Controllen för?
Controllen är ett verksamhetssystem för larmföretag som hjälper dig att samla den dagliga verksamheten på ett ställe. Oavsett om ni arbetar med installation och service av inbrottslarm, brandlarm, passagesystem, passerkontroll, kameraövervakning, CCTV, porttelefoner eller kodlås ger Controllen bättre överblick över varje uppdrag. För många säkerhetsföretag innebär det mindre administration och enklare uppföljning av både engångsjobb och återkommande serviceavtal.
Ett modernt larmföretag hanterar ofta flera typer av uppdrag samtidigt. Ena dagen installeras ett nytt passagesystem på ett kontor, nästa dag utförs besiktning av ett brandlarm, felsökning av ett inbrottslarm eller ett akut jour-uppdrag hos en befintlig kund. När flera tekniker arbetar ute på fältet samtidigt blir det viktigt att ha kontroll över arbetsorder, kundinformation och vilka jobb som är klara för fakturering.
Controllen passar särskilt larm- och säkerhetsföretag med några upp till omkring 20 anställda som vill få bättre kontroll över offerter, tidrapportering, arbetsorder och kommunikationen kring varje uppdrag. Genom att samla all information kring installationer, service och återkommande besök blir det enklare att följa kundens hela historik och leverera professionella säkerhetslösningar.
Controllen fungerar som ett affärssystem för larmföretag med fokus på den operativa verksamheten och integrerar med Fortnox. Bokföringen ligger kvar i Fortnox medan Controllen ger en samlad överblick över planerade, pågående, fakturerade och betalda jobb. Resultatet blir bättre struktur, snabbare fakturering och enklare planering för både kontoret och teknikerna ute på fältet.
Vad gör ett larm- och säkerhetsföretag?
Ett larm- och säkerhetsföretag hjälper privatpersoner, företag och fastighetsägare att skydda människor, byggnader och egendom genom olika säkerhetslösningar. Arbetet börjar ofta med projektering, där företagets behov analyseras och rätt system väljs. Därefter följer installation och driftsättning av exempelvis inbrottslarm, brandlarm, passagesystem eller kameraövervakning.
När systemen är på plats fortsätter många företag att arbeta med service, besiktning och återkommande kontroller för att säkerställa att anläggningarna fungerar som de ska över tid. Om ett fel uppstår utförs felsökning, och vid akuta problem kan tekniker rycka ut genom jour för att snabbt åtgärda driftstörningar. Kombinationen av installation, underhåll och snabb service gör att säkerhetssystemen kan fungera tillförlitligt under många år.
Vanliga frågor
Kan Controllen hålla koll på när serviceavtal ska besiktigas?
Återkommande serviceärenden syns i samma jobböversikt som engångsinstallationer, så ni ser vilka avtalskunder som har besök på tur.
Måste vi byta bokföringssystem för att använda Controllen?
Nej. Controllen integrerar med Fortnox och lägger operationell översikt ovanpå – bokföringen sker som vanligt i Fortnox.
Passar Controllen en ensam larmtekniker?
Om du jobbar helt själv räcker ofta ett enklare verktyg. Controllen gör mest nytta när ni är några tekniker som behöver dela överblick mellan installation, avtal och jour.
Vad gör ett larmföretag?
Ett larmföretag arbetar med att planera, installera och underhålla olika säkerhetssystem som skyddar människor, byggnader och egendom. Vanliga uppdrag är installation av inbrottslarm, brandlarm, passagesystem, kameraövervakning och porttelefoner. Många företag erbjuder även felsökning, service, besiktning och jour för befintliga anläggningar. För både privatpersoner och företag är målet att säkerhetssystemen ska fungera tillförlitligt och upptäcka problem så tidigt som möjligt.
Hur ofta ska ett brandlarm besiktigas?
Hur ofta ett brandlarm behöver besiktigas beror på vilken typ av anläggning det är, vilka regler som gäller och vilka krav som ställs av försäkringsbolag eller myndigheter. Många verksamheter genomför regelbundna kontroller och service för att säkerställa att systemet fungerar korrekt. Återkommande besiktningar kan hjälpa till att upptäcka fel i tid och minska risken för driftstörningar när brandlarmet verkligen behövs.
Vad är ett passagesystem?
Ett passagesystem är ett säkerhetssystem som styr vilka personer som får tillgång till olika delar av en byggnad. Istället för vanliga nycklar används ofta passerkort, kod, tagg eller mobiltelefon för att öppna dörrar. Systemet kan ge olika behörigheter till olika användare och registrera när personer passerar genom en entré. Passagesystem används ofta på kontor, skolor, flerbostadshus och andra fastigheter där åtkomsten behöver kontrolleras.
Vad är kameraövervakning?
Kameraövervakning innebär att kameror används för att övervaka och dokumentera vad som sker inom ett visst område. Systemet kan användas för att förebygga brott, öka tryggheten och ge underlag om en incident inträffar. Kameraövervakning förekommer både hos företag, bostadsrättsföreningar och privatpersoner. Hur kameror får användas regleras av lagstiftning, vilket innebär att företag behöver följa gällande regler för exempelvis skyltning och hantering av inspelat material.
Behöver företag ha larm?
Om ett företag behöver larm beror på verksamheten, lokalerna och vilka risker som finns. Många företag väljer att installera inbrottslarm, brandlarm eller kameraövervakning för att skydda personal, utrustning och egendom. I vissa verksamheter kan försäkringsvillkor eller andra krav innebära att särskilda säkerhetsåtgärder behöver finnas. Ett larm kan också bidra till att upptäcka incidenter tidigt och minska risken för större skador eller avbrott i verksamheten.
Passar Controllen mindre säkerhetsföretag?
Ja. Controllen är utvecklat för svenska tjänsteföretag med några upp till omkring 20 anställda. Har ni flera tekniker, återkommande serviceavtal eller många parallella installationer blir det snabbt viktigt att ha en gemensam överblick över arbetsorder, offerter och fakturering. Är du ensam företagare med ett fåtal uppdrag kan ett enklare arbetssätt fungera bra, men när verksamheten växer hjälper Controllen till att minska administrationen och skapa bättre struktur.