Ett verksamhetssystem som anpassas efter din verksamhet | Controllen
Alla företag arbetar olika. Därför är Controllen utvecklat för att kunna anpassas efter ert arbetssätt, inte tvärtom. Ni väljer själva hur ni vill arbeta och kan komma igång stegvis i den takt som passar verksamheten.
Utmaningen
Det vanligaste skälet till att småföretagare skjuter upp ett systembyte är inte priset – det är rädslan för att det blir en stor omställning. Man är van vid Excel-arket, gruppchatten och lösa anteckningar, och tanken på att lära upp hela teamet känns som ett projekt i sig.
- Man vet inte om systemet passar just den blandning av jobbtyper man har – kanske både löpande avtal och engångsjobb
- Man är osäker på om alla anställda faktiskt kommer använda det, särskilt de som är mest ovana vid mobilappar
- Man är rädd att behöva mata in all historik och allt gammalt material innan man ens kan börja
- Man vet inte var man ska börja – med fakturering, med jobböversikten, eller med offerter
Vanligt misstag
Många väntar med att byta system tills de har "tid att göra det ordentligt". I praktiken kommer den tiden sällan och ju längre man väntar, desto mer administration hinner samlas på hög under tiden.
Vad kan du anpassa i Controllen?
| Funktion | Exempel |
|---|---|
| Jobbtyper | Service, installation, projekt, återkommande jobb |
| Jobbstatus | Planerat, Pågående, Väntar material, Fakturerat |
| Roller | Ägare, chef, admin, fältarbetare och kund |
| Jobböversikt | Visa bara egna jobb eller hela företaget |
| Offertflöde | Anpassa efter hur ni arbetar |
| Kommunikation | Samla all information och dokument på ett ställe |
Så brukar företag anpassa Controllen
- 1. Skapa era jobbtyper.
- 2. Lägg in personal.
- 3. Bjud in medarbetarna.
- 4. Skapa första offerten.
- 5. Börja följa jobben.
Så löser Controllen det
Ni behöver inte byta hela ert arbetssätt från en dag till en annan. Många företag börjar med att använda Controllen för nya jobb från och med den dag de kommer igång, medan äldre historik och tidigare fakturor ligger kvar i det system de redan använder, exempelvis Fortnox. Det gör att ni kan komma igång snabbt utan ett stort migrationsprojekt.
Istället för att lägga veckor på att flytta data kan ni börja skapa offerter, planera jobb och följa upp arbetsorder direkt. Jobböversikten byggs upp naturligt när nya uppdrag läggs in, och i takt med att fler medarbetare börjar använda systemet får ni en allt tydligare överblick över verksamheten.
Ni väljer själva hur snabbt ni vill införa Controllen. Vissa börjar med kontoret och administratörerna, andra låter även fältpersonalen rapportera sina jobb direkt från start. Eftersom systemet kan anpassas efter era roller och arbetsflöden kan ni införa fler funktioner i den takt som passar företaget. Resultatet blir en smidig övergång med mindre administration och bättre kontroll – utan att verksamheten behöver stanna upp.
Hur anpassar man Controllen efter olika typer av verksamhet?
Controllen anpassas i första hand genom hur ni väljer att använda rollerna och jobböversikten – inte genom komplicerade inställningar. En städfirma som mest har återkommande hemstädning använder systemet annorlunda än en byggfirma med långa projekt, men grundstrukturen – planerat, pågående, fakturerat, betalt – fungerar för båda.
| Typ av verksamhet | Så används jobböversikten oftast |
|---|---|
| Städfirma med löpande kunder | Återkommande jobb läggs upp en gång, ny status varje besök |
| Hantverkare med projektjobb | Varje projekt är ett jobb som följs från offert till slutfaktura |
| Fastighetsskötsel med blandade uppdrag | Löpande avtal och akuta ärenden syns i samma översikt, sorterat efter status |
Varför använda olika roller?
| Roll | Vad ser användaren? |
|---|---|
| Ägare | Har full överblick över hela verksamheten och kan se alla jobb, kunder, offerter, fakturastatus och användare. Ägaren bestämmer även vilka behörigheter övriga användare ska ha. |
| Företagschef / Administratör | Kan få samma behörigheter som ägaren eller en mer begränsad vy, beroende på vad ägaren väljer. Ser endast den information och de funktioner som tilldelats rollen. |
| Fältpersonal | Ser sina tilldelade jobb, sin kalender, sin profil, tidrapportering och personliga inställningar. Fokus ligger på dagens arbete utan onödig information. |
| Kundportal | Kunden kan skicka in jobbförfrågningar och följa kommunikationen kring sina ärenden, vilket gör det enklare att hålla all information samlad. |
Anpassa efter ert arbetssätt
Ni behöver inte ändra era rutiner för att använda Controllen. Börja med de funktioner ni har mest nytta av idag och bygg vidare i takt med att verksamheten växer. Systemet kan anpassas efter era jobbtyper, roller och arbetsflöden.
Excel vs ett anpassat verksamhetssystem
| Excel | Controllen |
|---|---|
| Alla ser samma lista | Roller styr vad som visas |
| Svårt att filtrera | Visa bara relevanta jobb |
| Information utspridd | Allt på samma plats |
| Manuellt | Följer arbetsflödet |
Ett anpassningsbart verksamhetssystem för olika arbetssätt
Alla företag arbetar på olika sätt. En städfirma hanterar ofta återkommande uppdrag varje vecka, ett byggföretag driver längre projekt och ett VVS-företag växlar mellan service, installationer och akuta jobb. Därför behöver ett verksamhetssystem vara flexibelt och kunna anpassas efter verksamheten – inte tvärtom.
Controllen är ett anpassningsbart verksamhetssystem som hjälper svenska tjänsteföretag att skapa ett arbetsflöde som passar deras sätt att arbeta. Istället för att tvinga alla företag att följa samma process kan ni anpassa hur ni arbetar med jobbstatus, arbetsorder, roller och användarbehörighet. På så sätt ser varje användare den information som är relevant för just deras arbetsuppgifter.
En montör eller fälttekniker behöver exempelvis främst se dagens arbetsorder, sin kalender och de jobb som är tilldelade dem. En administratör behöver istället kunna arbeta med offerter, planering och fakturering, medan företagets ägare eller chef vill ha en samlad översikt över hela verksamheten. Genom olika roller och behörigheter kan Controllen anpassas efter organisationens struktur, samtidigt som all information finns samlad i samma system.
Även arbetsflödet kan anpassas efter hur företaget arbetar. Vissa verksamheter vill följa ett jobb från planerat till pågående, vidare till fakturerat och betalt, medan andra behöver lägga till statusar som exempelvis "Väntar på material", "Bokad" eller "Återbesök". Med en tydlig jobbstatus blir det enklare att se var varje uppdrag befinner sig och vad som behöver göras härnäst.
Controllen fungerar lika bra för företag med återkommande serviceavtal som för verksamheter med projekt eller engångsuppdrag. Oavsett om ni arbetar inom bygg, VVS, el, städ, fastighetsskötsel, flytt, trädgårdsservice eller skadeservice får ni en gemensam översikt över planering, arbetsorder, offerter och fakturering. Det gör det enklare att följa varje uppdrag från första kundkontakt till avslutat arbete.
För företag som redan använder Fortnox fortsätter bokföringen där precis som vanligt. Controllen ersätter inte Fortnox, utan kompletterar det genom att lägga den operativa verksamhetsstyrningen ovanpå ekonomisystemet. Resultatet blir ett flexibelt verksamhetssystem där planering, arbetsflöde, arbetsorder, offert, fakturering och användarbehörigheter hänger ihop och kan anpassas efter hur just ert företag arbetar.
Alla behöver inte se allt
Med olika roller och behörigheter ser varje användare bara den information som behövs för det egna arbetet. Det gör systemet enklare att använda för både fältpersonal, administratörer och företagsledning.
Vanliga frågor
Måste vi lägga in gammal historik i Controllen för att komma igång?
Nej, de flesta börjar med att lägga in nya jobb från och med idag och låter äldre fakturering ligga kvar i Fortnox som vanligt.
Fungerar Controllen oavsett hur vi jobbar idag – Excel, papper eller ett annat system?
Ja. Ni börjar med jobböversikten och bygger på i egen takt, oavsett vad ni använt tidigare.
Kan jag anpassa jobbstatus?
Ja. Alla företag arbetar inte på samma sätt, därför kan jobbstatus anpassas efter hur er verksamhet fungerar. Vissa företag nöjer sig med statusar som planerat, pågående, fakturerat och betalt, medan andra vill lägga till steg som väntar på material, återbesök eller kvalitetskontroll. En tydlig jobbstatus gör det enklare att se var varje arbetsorder befinner sig, vilka uppdrag som kräver åtgärd och vilka jobb som är redo för fakturering.
Kan olika användare se olika saker?
Ja. Controllen använder olika roller och behörigheter så att varje användare ser den information som är relevant för sitt arbete. En ägare kan ha full överblick över hela verksamheten, medan en administratör får de behörigheter som företaget väljer att ge. Fältpersonal ser framför allt sina egna jobb, kalender och tidrapportering. Det gör systemet enklare att använda och minskar risken att medarbetare behöver hantera information som inte berör deras arbetsuppgifter.
Kan vi använda olika jobbtyper?
Ja. Många tjänsteföretag hanterar flera olika typer av uppdrag samtidigt. Det kan handla om service, installation, projekt, återkommande avtal eller akuta utryckningar. Controllen är utformat för att fungera för olika arbetssätt och ge en samlad överblick över verksamheten. Oavsett vilka typer av jobb ni utför blir det enklare att planera arbetet, följa upp uppdragen och se vilka jobb som är klara för fakturering.
Kan Controllen användas av flera branscher?
Ja. Controllen är utvecklat för svenska tjänsteföretag och används av verksamheter som städföretag, byggföretag, VVS-företag, elföretag, fastighetsskötsel, flyttföretag, trädgårdsservice, skadeservice och larm- och säkerhetsföretag. Även om arbetsuppgifterna skiljer sig åt är behovet ofta detsamma – att få bättre överblick över jobb, offerter, personal och fakturering. Därför kan samma verksamhetssystem användas i flera olika branscher.
Måste alla börja använda Controllen samtidigt?
Nej. Många företag väljer att införa ett nytt verksamhetssystem stegvis. Det är vanligt att börja med kontoret eller ett mindre antal medarbetare innan resten av företaget ansluts. På så sätt kan ni skapa nya rutiner i lugn och ro och låta fler börja använda systemet när ni känner er redo. För många företag blir övergången både enklare och mer naturlig när den sker successivt.
Kan vi ändra arbetsflödet senare?
Ja. När ett företag växer förändras ofta arbetssätt och rutiner. Det som fungerar bra idag behöver inte vara rätt om ett år. Därför är det viktigt att verksamhetssystemet kan följa verksamhetens utveckling. Controllen är utformat för att kunna användas av företag med olika arbetsflöden, vilket gör det enklare att fortsätta utveckla verksamheten utan att behöva byta system när behoven förändras.
Fungerar Controllen med Fortnox?
Ja. Controllen integrerar med Fortnox och är utformat för att komplettera ekonomisystemet, inte ersätta det. Bokföringen fortsätter i Fortnox medan Controllen samlar den operativa verksamheten, exempelvis jobb, offerter, arbetsorder och faktureringsunderlag. Det innebär att ni kan fortsätta arbeta i ert befintliga ekonomisystem samtidigt som ni får bättre överblick över den dagliga verksamheten.
Kan Controllen växa tillsammans med företaget?
Ja. Många företag börjar med ett fåtal anställda och får sedan fler medarbetare, fler kunder och fler uppdrag. Controllen är utvecklat för att följa den utvecklingen. När verksamheten växer blir behovet av tydliga roller, bättre överblick och gemensamma arbetsflöden ofta större. Genom att samla verksamheten i ett system blir det enklare att planera arbetet, följa upp jobb och skapa struktur även när företaget fortsätter att expandera.